Najłatwiej rozmawiać w języku obcym, gdy wszystko idzie zgodnie z planem. Trudniej przypomnieć o zaległym zadaniu, odmówić, poprawić błąd lub powiedzieć, że termin jest nierealny. Warto znać konstrukcje łączące konkret z uprzejmością; część z nich przechodzi również do e-maili i komunikatorów.
Przypomnieć bez oskarżania
Du hast mir die Datei nicht geschickt jest poprawne gramatycznie, lecz od razu wskazuje winnego. W pracy można rozpocząć od faktu: Ich habe die Datei noch nicht bekommen, a potem zapytać Kannst du sie mir bitte noch schicken?.
Ich wollte kurz nachfragen, ob… łagodnie wprowadza przypomnienie. Ich wollte kurz nachfragen, ob du schon dazu gekommen bist oznacza „Chciałem zapytać, czy udało ci się już tym zająć”. Bist du schon dazu gekommen? nie pyta o przemieszczanie się, lecz o znalezienie czasu na zadanie.
Jak powiedzieć „nie”, nie mówiąc tylko „nein”
Das schaffe ich heute leider nicht jasno mówi „Niestety dzisiaj nie dam rady”. Alternatywa pomaga odbiorcy: Heute schaffe ich es leider nicht, aber ich kann es dir morgen Vormittag schicken.
Gdy problemem jest termin, można powiedzieć Der Termin ist aus meiner Sicht sehr knapp lub Bis Freitag ist das leider nicht realistisch. Können wir uns auf Montag einigen? proponuje nowy termin. Zgoda na niewykonalny plan nie pomaga współpracy.
Mail to nie rozmowa zapisana na ekranie
Wiadomość nie przenosi intonacji ani gestów. Formalny mail można zacząć od Guten Tag, Frau Müller albo Sehr geehrte Frau Müller. W relacji na du naturalne będzie Hallo Anna.
Ich schreibe Ihnen bezüglich… znaczy „Piszę w sprawie…”. Przy przypomnieniu przyda się również Ich wollte kurz nachfragen, ob…. Prośba Könnten Sie mir die Unterlagen bitte bis Donnerstag schicken? podaje jasno potrzebne działanie i termin.
Viele Grüße czy Mit freundlichen Grüßen?
Mit freundlichen Grüßen to formalne zakończenie; Viele Grüße jest mniej oficjalne, a Liebe Grüße sugeruje cieplejszą relację. W firmowym komunikatorze krótkie Danke! albo Mache ich, danke zwykle wystarcza.
Wielkie litery, wykrzykniki i niejasne skróty mogą zmieniać odbiór. BRAUCHE DAS HEUTE!!! przekazuje pilność, ale nie sprzyja spokojnej współpracy. W rozmowie i mailu odbiorca potrzebuje jasnej informacji: czego oczekujemy, do kiedy i co wydarzy się dalej.
Materiał dodatkowy słowniczek
| Niemiecki | Po polsku | Zastosowanie |
| Ich wollte kurz nachfragen… | Chciałem/chciałam dopytać… | przypomnienie |
| Bist du schon dazu gekommen? | Udało ci się tym zająć? | pytanie o postęp |
| Das schaffe ich heute leider nicht. | Dzisiaj niestety nie dam rady. | odmowa |
| Das ist zeitlich sehr knapp. | Czasowo jest bardzo ciasno. | problem z terminem |
| Das ist leider nicht realistisch. | To niestety nierealistyczne. | negocjowanie |
| Können wir uns auf Montag einigen? | Możemy uzgodnić poniedziałek? | kompromis |
| Ich melde mich dazu noch einmal. | Jeszcze się odezwę. | zapowiedź odpowiedzi |
| bezüglich | w sprawie, odnośnie do | język mailowy |
| im Anhang | w załączniku | |
| anbei | w załączeniu | formalny mail |
| Viele Grüße | pozdrawiam | zakończenie maila |
| Mit freundlichen Grüßen | z poważaniem | formalny mail |
Pilny plik i bardzo dosłowne pytanie
— Bist du schon dazu gekommen, die Datei zu prüfen?
— Ja, ich bin sogar zweimal an deinem Schreibtisch vorbeigekommen.
— Ich meinte: Hast du die Datei schon geprüft?
— Ach so. Nein.
— Gut. Dann wissen wir zumindest, dass der Weg zu meinem Schreibtisch funktioniert.
Zwrot zu etwas kommen warto poznawać jako całą konstrukcję. Dosłowne odczytanie pojedynczych słów prowadzi do innego znaczenia – przynajmniej w żartobliwej interpretacji.
Mała ściąga: w rozmowie Kannst du mir die Unterlagen bis morgen schicken?; w neutralnym mailu Könntest du mir die Unterlagen bitte bis morgen schicken? Vielen Dank!; w formalnej korespondencji Könnten Sie mir die Unterlagen bitte bis morgen zukommen lassen? Vielen Dank im Voraus. Znaczenie jest podobne, zmienia się dystans i kanał komunikacji.
